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Sua festa começa agora - Vamos organizar?


 A organização de uma festa pode parecer uma tarefa fácil, mas quem está envolvido com ela sabe que são muitos detalhes que precisam ser observados para que tudo saia como planejado. Numa lista simples, logo aparecem o cerimonial, o buffet, os convites, a recepção, a decoração, a fotografia e filmagem, a iluminação, o DJ e a banda. Se você acha que seu evento virou uma missão impossível, relaxe. Vamos mostrar que com planejamento e dedicação pode-se organizar uma festa inesquecível.

Elaborar uma pesquisa de viabilidade é o primeiro passo na realização da festa. Assim saberemos se o seu orçamento é compatível com o evento que deseja produzir. Já nessa etapa, é necessário que seja feito o levantamento do número de convidados, do local onde será realizado o evento (hotel, clube, casa de festas ou restaurante), da duração prevista e das atrações (escola de samba, atores, mágicos, barman ou dançarinos).

A professora do curso de eventos do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC) Jane Petry da Rosa indica como segundo passo a busca dos fornecedores, que pode ser feita através de guias especializados, indicações de amigos ou sites na internet. “Recomendamos procurar profissionais que possuam experiência em eventos de porte igual ou superior ao seu, que demonstrem organização e segurança e que ofereçam contratos de prestação de serviços”, alerta. Após a seleção, você deve realizar orçamentos com no mínimo três deles.

No caso de um evento como a formatura, fica mais fácil promover a projeção das receitas. Isso porque os gastos serão divididos entre toda a turma e ainda é possível realizar diversas atividades para a arrecadação de fundos. Uma dica importante é reservar 10% do orçamento para os imprevistos e desembolsos de última hora. Também é indicado que apenas um ou dois alunos cuidem da gestão financeira. “Essas pessoas devem ser muito organizadas e rigorosas, cumprir prazos e controlar o orçamento, evitando despesas desnecessárias”, alerta Jane.

Muitas pessoas ficam com dúvida sobre como deve ser a ordem de contratação dos fornecedores e do salão para o evento. Jane explica que o local é geralmente a primeira contratação a ser feita, pois os outros fornecedores dependem da definição desse espaço para realizarem seus orçamentos e planejarem suas ações. Outra sugestão é começar pelos profissionais que serão indispensáveis para a sua festa e ir firmando contratos por ordem de prioridade. Seguindo essas dicas, vai ficar bem mais fácil conciliar as demais atividades do dia-a-dia com a organização do evento.

 

Fonte: Espaço para Eventos em Florianópolis Locação de Materiais para Festa Convite de Formatura - Convite de Casamento DJ Florianópolis Banda para Bailes

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